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¿Cuándo se debe llevar un libro de registro?

Se debe llevar un libro de registro si el uso del vehículo se reclama a efectos fiscales. No importa si el coche de la empresa se conduce con fines privados o comerciales. En el caso de empresas unipersonales en particular, la oficina de impuestos asume que el automóvil de la empresa también se utilizará para fines privados. Por lo tanto, es importante registrar la relación entre los viajes de negocios y privados en un libro de registro.

Sobre todo, quien conduce un coche de empresa suele encontrarse con el problema de tener que tomar una decisión a la hora de calcular los kilómetros recorridos: ¿Calculo según la regla del 1% o utilizo la opción de bitácora? Debido a que puede ser difícil hacer los cálculos necesarios usted mismo, existen plataformas que utilizan un calculadora de coches de empresa hacer visible el valor añadido de un coche de empresa, así como visualizar qué ahorro hay en función del cálculo. Es importante que realmente trate intensamente con estos números por adelantado para que no tenga que pagar más después.

Al liderar uno cuaderno se debe documentar cuántos kilómetros se utilizó el vehículo para fines comerciales y privados. Solo los viajes realizados con fines comerciales se contabilizarán como gastos comerciales.

La alternativa a llevar un libro de registro

Si también utiliza el vehículo de forma privada y desea reclamar el uso del vehículo a efectos fiscales, se aplica la regla del 1% si no lleva un libro de registro. Esto significa que el uno por ciento del precio de lista bruto del automóvil nuevo se usa como el valor sobre el que tiene que pagar impuestos como ingreso operativo en su balance general cada mes. Cualquiera que aplique la regla del 1% ahorra mucho tiempo, ya que la molesta tarea de llevar un libro de registro ya no es necesaria. Desafortunadamente, el regla del 1% a menudo financieramente desfavorable que registrar los viajes en un libro de registro.

Puede haber varias razones para esto: cuanto más se usa un vehículo profesionalmente, más desfavorable es la regla del 1%, porque puedes deducir más gastos de tus impuestos. También se aplica lo siguiente: cuanto más nuevo sea su vehículo, más barato es la regla del 1%. La oficina de impuestos siempre basa la tributación en el 1% del precio nuevo del vehículo. Incluso si compró su automóvil de empresa usado, todavía se calcula el 1% del precio nuevo. Por lo tanto, vale la pena verificar si la regla del 1% o llevar un registro del conductor es la mejor contabilidad para usted desde el punto de vista fiscal.

A menudo sucede que aplicar la regla del 1% vale la pena en términos de tiempo pero no financieramente.. Si no está seguro, debe usar el libro de registro en el primer año para tener una comparación directa. Solo puede aplicar la regla del 1% si usa el automóvil para trabajar más de la mitad del tiempo. Por debajo de este límite, debe llevar un libro de registro.

¿Es preferible el libro de registro al método del 1%?

Es difícil dar una respuesta general aquí.. Esto puede ser diferente para cada caso individual. Si se da la aplicación del método del 1%, todo conductor de un vehículo de uso privado profesional debe considerar qué contabilidad utiliza. Aquí hay algunos ejemplos en los que probablemente no valga la pena usar el método del 1%.

• Si el vehículo se utiliza principalmente para fines profesionales.
• Si el precio de lista bruto del automóvil es bastante alto.
• Si el auto se compró usado o es relativamente viejo.
• Si el auto ya está totalmente depreciado.

A menudo vale la pena llevar un libro de registro. Finalmente, aquí se pueden enumerar todos los costos incurridos por el vehículo (combustible, taller, seguro de automóvil, impuesto de automóvil, costos de TÜV, tarifas de estacionamiento, etc.). También es recomendable guardar todos los recibos y facturas junto con el libro de registro. Por cierto, las multas no pueden reclamarse a efectos fiscales. Los peajes en viajes privados tampoco están incluidos en el cálculo.

¿Cómo se debe llevar correctamente un libro de registro?

Con un libro de registro, hay algunos puntos a considerar para que la oficina de impuestos lo acepte a efectos fiscales. Como prueba del libro de registro, los viajes de negocios, los viajes privados y los viajes entre el hogar y el trabajo con el vehículo de la empresa deben registrarse por separado y documentarse en el libro de registro. Todo libro de registro debe contener información básica sobre el vehículo documentado. Esto incluye el número de placa y el kilometraje el 01 de enero y el 31 de diciembre del año correspondiente. No importa si el libro se lleva electrónicamente o por escrito. Existe un software profesional para la contabilidad electrónica que se puede ejecutar en una PC o tableta.

Para cada viaje individual, se debe proporcionar cierta información para garantizar que la oficina de impuestos reconozca más tarde todas las entradas. En principio, las autoridades distinguen entre viajes de empresa y viajes privados. Los viajes de empresa deben documentarse con mayor precisión que los viajes privados.
Cualquier persona que use el automóvil para el trabajo debe registrar lo siguiente para un viaje:

• La fecha del viaje
• El kilometraje antes de la salida y a la llegada
• El destino del viaje y el propósito del viaje.
• Nombre de la empresa/cliente visitado

Para viajes privados con el coche de empresa, se debe introducir la fecha, el destino y los kilómetros recorridos. El propósito del viaje o de las personas visitadas no es de interés para la oficina de impuestos y no tiene que proporcionar ninguna información al respecto.

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Sobre David Maul

David Maul es licenciado en tecnología de la información empresarial y apasionado por el hardware.

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