Diários de bordo digitais estão substituindo a coleção de notas

Quando é necessário manter um diário de bordo?

Um diário de bordo deve ser mantido se o uso do veículo for reivindicado para fins fiscais. Não importa se o carro da empresa é conduzido para fins particulares ou comerciais. No caso de empresas de 1 homem em particular, a administração fiscal assume que o carro da empresa também será usado para fins particulares. Por isso, é importante registrar a relação entre viagens de negócios e particulares em um diário de bordo.

Um diário de bordo é essencial para a dedução de impostos

Acima de tudo, quem conduz um carro da empresa geralmente se depara com o problema de ter que tomar uma decisão ao calcular os quilômetros percorridos: Eu calculo de acordo com a regra de 1% ou uso a opção de um diário de bordo? Como pode ser difícil fazer os cálculos necessários sozinho, existem plataformas que usam um calculadora de carro da empresa tornar visível o valor agregado de um carro da empresa, bem como visualizar as economias que existem dependendo do cálculo. É importante que você realmente lide intensamente com esses números com antecedência para não ter que pagar mais depois.

Ao liderar um diário de bordo deve ser documentado quantos quilômetros o veículo foi usado para fins comerciais e particulares. Apenas as viagens feitas para fins comerciais devem ser contabilizadas como despesas comerciais.

A alternativa para manter um diário de bordo

Se também utilizar o veículo em particular e pretender reivindicar a utilização do veículo para efeitos fiscais, aplica-se a regra de 1% se não tiver um diário de bordo. Isso significa que um por cento do novo preço bruto de lista do carro é usado como o valor sobre o qual você deve pagar imposto como receita operacional em seu balanço todos os meses. Quem aplica a regra de 1% economiza muito tempo, já que a tarefa chata de manter um diário de bordo não é mais necessária. Infelizmente, o regra de 1% muitas vezes financeiramente desfavorável do que registrar as viagens em um diário de bordo.

Pode haver várias razões para isso: quanto mais um veículo é usado profissionalmente, mais desfavorável é a regra de 1%, porque você pode deduzir mais despesas de seus impostos. O seguinte também se aplica: quanto mais novo for o seu veículo, mais barata é a regra de 1%. A administração fiscal baseia sempre a tributação em 1% do novo preço do veículo. Mesmo se você comprou seu carro da empresa usado, 1% do novo preço ainda é calculado. Portanto, vale a pena verificar se a regra de 1% ou manter um registro de motorista é a melhor contabilidade para você do ponto de vista tributário.

Muitas vezes, a aplicação da regra de 1% vale a pena em termos de tempo, mas não financeiramente. Se você não tiver certeza, você deve usar o diário de bordo no primeiro ano para ter uma comparação direta. Você só pode aplicar a regra de 1% se usar o carro para trabalhar mais da metade do tempo. Abaixo deste limite, você é obrigado a manter um diário de bordo.

O diário de bordo é preferível ao método de 1%?

É difícil dar uma resposta geral aqui. Isso pode ser diferente para cada caso individual. Se for dada a aplicação do método de 1%, todo motorista de veículo de uso profissional particular deve considerar qual contabilidade ele usa. Aqui estão alguns exemplos em que usar o método de 1% provavelmente não vale a pena.

  • Se o veículo for usado principalmente para fins profissionais.
  • Se o preço bruto de lista do carro for bastante alto.
  • Se o carro foi comprado usado ou é relativamente antigo.
  • Se o carro já estiver totalmente depreciado.

Muitas vezes vale a pena manter um diário de bordo. Finalmente, todos os custos incorridos para o veículo (combustível, oficina, seguro automóvel, imposto automóvel, custos TÜV, taxas de estacionamento, etc.) podem ser listados aqui. Também é aconselhável manter todos os recibos e faturas junto com o diário de bordo. Aliás, as multas não podem ser reclamadas para efeitos fiscais. Os pedágios em viagens particulares também não estão incluídos no cálculo.

Como um diário de bordo deve ser mantido corretamente?

Como um diário de bordo deve ser mantido corretamente?Com um diário de bordo, há alguns pontos a serem considerados para que o fisco o aceite para fins fiscais. Para comprovação do diário de bordo, as viagens de negócios, viagens particulares e viagens entre casa e trabalho com o veículo da empresa devem ser listadas separadamente e documentadas no diário de bordo. Cada diário de bordo deve conter informações básicas sobre o veículo documentado. Isso inclui o número da placa e a quilometragem em 01º de janeiro e 31 de dezembro do ano correspondente. Não importa se o livro é guardado eletronicamente ou por escrito. Existe um software profissional para escrituração eletrônica que pode ser executado em um PC ou tablet.

Para cada viagem individual, certas informações devem ser fornecidas para garantir que a administração fiscal reconheça posteriormente todas as entradas. Em princípio, as autoridades distinguem entre viagens de empresa e viagens privadas. As viagens da empresa devem ser documentadas com mais precisão do que as viagens feitas em particular.
Qualquer pessoa que use o carro para trabalhar deve registrar o seguinte para uma viagem:

  • A data da viagem
  • A quilometragem antes da partida e na chegada
  • O destino da viagem e o propósito da viagem
  • Nome da empresa/cliente visitado

Para viagens particulares com o carro da empresa, a data, o destino e os quilômetros percorridos devem ser informados. O objetivo da viagem ou das pessoas visitadas não é do interesse da administração fiscal e não tem de fornecer qualquer informação sobre isso.

Sobre David Maul

David Maul é um especialista qualificado em TI de negócios, apaixonado por hardware

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