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Digitalisierung war gestern - WhatsApp wird morgen?

Die moderne Bürowelt: Diese Trends sind zu beobachten

Wirtschaft | HT4U.net
Roboter ziehen in Produktions- und Lagerhallen ein, und die Menschen, die für deren korrekte Arbeit zuständig sind, findet man im Büro. Diejenigen, die vorher die Büroräume besiedelten und vielleicht als Innovation-Manager agierten, arbeiten via Homeoffice. Einmal wöchentlich gibt es ein "Video Jour fixe" für alle. Wer nahe dem Büro arbeitet, der kann daran aus dem Business-Lounge-Bereich teilnehmen. Die Kollegen schalten sich von überall aus der Welt zu. Sieht so die Bürowelt von morgen aus? Vielleicht nicht überall, allerdings zeigt ein Blick in die Trends der Bürowelt sehr wohl, dass viele Unternehmen Bestrebungen in solche Richtungen betreiben.

Die Mobilität steigt

Smartphones, Notebooks und Tablets machen ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten viel einfacher möglich, als bisher. Die Folge: Das Homeoffice wird ebenso an Bedeutung gewinnen wie "Coworking-Spaces". Auch die Auflösung fester Mitarbeiterstrukturen hin zu kreativen Freelancer-Communitys ist denkbar – wenn sich das Geschäftsfeld hierauf einstimmen lässt. Auf der Habenseite stehen dabei natürlich ausschließlich die theoretischen Vorteile; die Nachteile für die Mitarbeiter fallen in den Chefetagen hier erst einmal unter den Teppich. Aber: Ist das technisch möglich?

Durchaus, denn dank Cloud-Lösungen können zum Arbeiten benötigte Daten heute über alle Bürozimmergrenzen hinweg zugänglich gemacht werden. So genannte Social-Software sorgt für diese Trendwende im Büro: "Ob Micro-Blogging, interne Wikis oder unternehmensinterne Social-Media-Plattformen oder ähnliches, sie verändern derzeit den Alltag im Büro-Computerwesen. Die Studie ergab, dass sich 35,8 Prozent der befragten Unternehmen mit Web 2.0 und Social-Software beschäftigten. Teilweise entstünden diese auch von allein: Sie werden im Intranet von Mitarbeitern angelegt und weiter ausgebaut. Wissen bunkern war gestern: Micro-Blogging ist der neue Trend."

Starres soll bald der Vergangenheit angehören

Bild: Die moderne Bürowelt: Diese Trends sind zu beobachten
So stellt man es sich vor, und es betrifft viele Geschäftsbereiche. Raumstrukturen lösen sich auf. Die Verbundenheit mit dem jahrzehntelang bewohnten Büroraum wird bröckeln (und spart Kosten). Via Zugangsdaten werden unterschiedliche Mitarbeiter ein und denselben Arbeitsbereich nutzen – ohne sich dabei zeitlich in die Quere zu kommen oder gar häuslich einzurichten. Ganz generell gehören starre Konzepte wie etwa ein starres Raumkonzept wohl bald der Vergangenheit an. Wer als größeres Unternehmen auf IT-Innovationen setzt, wird auch in puncto Büroräume neue Wege einschlagen. Ob diese sich dann für das Unternehmen in der Praxis auch erfolgreich zeigen werden, bleibt abzuwarten. Es eröffnen sich neue Geschäftsfelder für Berater mit Ideen.

Die Frage nach der heutigen technischen Möglichkeit ist klar mit einem Ja zu beantworten. Auch hier ist der Verweis auf moderne Datenbank- und Cloud-Lösungen sinnvoll, die nicht nur inhouse für Flexibilität sorgen, sondern auch über regionale Grenzen hinweg. Das sollte auch für kleinere und mittelständische Unternehmen Optionen bieten, welche größere Konzerne schlicht bislang über separate Server realisierten.

Kommunikation neu erfunden

Bild: Die moderne Bürowelt: Diese Trends sind zu beobachten
Große Herausforderungen gilt es in puncto Kommunikation zu meistern, denn während die Mitarbeiter sich buchstäblich in alle Himmelsrichtungen verstreuen, muss die Kommunikation dennoch erhalten bleiben. Dabei darf sie nicht etwa vom Arbeiten abhalten, sondern soll lediglich einen regen Austausch unter Kollegen ermöglichen. Interne Chat-Optionen werden in diesem Zusammenhang immer bedeutender. Denn wer anruft, riskiert zu stören. Wer mailt, verstopft den E-Mail-Eingang. Der Messenger à la Skype oder WhatsApp ist die Zukunft. Darüber träumt man aktuell, vergisst aber dabei, dass es nun das dritte – noch weniger persönliche – Medium gibt, das bewältigt werden muss und vor allem Aufmerksamkeit abverlangt.

Die technische Möglichkeit ist heute ebenfalls bereits gegeben und könnte sich langfristig problemlos durchsetzen. Vielmehr glauben wir gar (zum eigenen Schrecken), dass sie sich durchsetzen wird. Langfristig wird das Telefongespräch immer mehr an Bedeutung verlieren. Was sich in Unternehmen immer häufiger etabliert, ist hingegen das Umswitchen auf "Unternehmens-Chats". Wer via Skype oder einem unternehmensinternen Messenger eine Anfrage stellt, überlässt dem Kollegen den Zeitpunkt, wann er sich mit der Anfrage beschäftigen will. Rein technisch ist dieses Verfahren längst ein alter Hut, kommunizieren doch viele Privatleute heute fast ausschließlich über WhatsApp. Aktuell befindet sich der Dienst im Testlauf. Getestet wird eine Unternehmens-Chat-Funktion. Auch hier fallen mögliche Nachteile erst einmal weg, weil sie beim Aufbruch zu neuen Ufern weniger von Bedeutung sind.

Mehr Raum für Gemeinschaftssinn

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Während die einzelnen Arbeitsplätze austauschbarer und auch kleiner werden, wird der neu gewonnene Platz durchaus sinnvoll genutzt. Neben Funktionsräumen, in denen technisches Equipment wie etwa Drucker und Scanner ebenso zu finden sind wie eine kleine Auswahl an Büromaterial, gibt es große Lounge-Areas, in denen die Belegschaft oder die "Büro-WG-Bewohner" zusammenkommen können, um sich auszutauschen.

Die technische Möglichkeit ist an dieser Stelle unabdingbar und auch im aktuellen Zeitalter problemlos zu realisieren. Ein einfaches Rechte-Rollensystem gewährleistet, dass sich selbst in der Arbeits-WG oder im Coworking-Space keiner beim Drucken in die Quere kommt. Stattdessen wird über das Druckerforum angezeigt, auf welcher Position der Druckauftrag steht. Die Wartezeit kann dann in der Gemeinschaftslounge verbracht werden.

Modernes Ambiente mit gesundheitsbewusstem Equipment

Ergonomisch geformtes technisches Equipment und Angebote, die das Wohlbefinden des Mitarbeiters fördern sollen, gehören ebenfalls zum Standard der neuen Bürogeneration. Dabei geht der Trend über den ergonomisch geformten Bürostuhl oder ebendiese Tastatur längst hinaus. Offeriert werden Steh-Arbeitsplätze ebenso wie hauseigene Trainingsoptionen.

In dieser Infografik zeigt sich, was rein technisch betrachtet zur Realisierung des ergonomischen Arbeitsplatzes nötig ist. Die Daten umfassen einen maximalen Lärmpegel von 55 Dezibel ebenso wie einen Beleuchtungsmix aus Tageslicht und indirektem Licht. Eine Luftfeuchtigkeit zwischen 40 und 60 Prozent und zahlreiche Höhenvorgaben runden die Angaben ab. Dabei nicht berücksichtigt sind natürlich die Bedürfnisse einzelner Anwender, und insbesondere im Hinblick auf einen Heimarbeitsplatz zeigen sich erste Hürden. Denn auch dort sollte Ergonomie vorhanden sein, doch hier treffen die Unternehmen schnell auf erste Hürden durch die Berufsgenossenschaft, welche wiederum Heimarbeitsplätze auf ihre Möglichkeiten und Vorschriften untersuchen möchte. Dabei kann es zu unangenehmen Auflagen kommen, weshalb die Unternehmen dann gerne wieder auf die offizielle Anmeldung von Heimarbeitsplätzen verzichten.

Der "Sesterz" ist weiterhin der mitentscheidende Faktor der künftigen, modernen Bürowelt und wird sich zwischen technische Möglichkeiten und wirkliche Notwendigkeit immer wieder stellen. Das Geld bleibt das Zünglein an der Waage.

Weniger Personal im Büro – größere Aufgaben für Führungskräfte

Führungskräfte müssen künftig noch flexibler sein. Denn ihre Mitarbeiter können sie immer seltener zum Team-Meeting zusammentrommeln, da dafür große Distanzen überwunden werden müssen. Darüber hinaus dürfen sich die Mitarbeiter aber nicht auf verlassenem, einsamem Posten fühlen und benötigen ihr Feedback. Studien haben gezeigt, dass insbesondere Inhaber von Heimarbeitsplätzen deutlich mehr Einsatz zeigen – durch eigene Auferlegung – als Großraumbüro-Angestellte. Doch auch diese Mitarbeiter benötigen ihren Schulterschlag.

Technisch möglich? Videokonferenzen und Videotelefonie gewinnen zunehmend an Bedeutung, aber der persönliche Kontakt muss darüber hinaus durch regelmäßige Besuche oder Evaluationsgespräche gewahrt bleiben. Denn wer sich als Mitarbeiter allein gelassen fühlt, sucht schnell nach anderen Perspektiven, sei es nur, um das eigene Ego zu befriedigen oder eben Bestätigung zu erhalten.

Letzteres ist ein ganz großes Problem, welches eben mit dieser Art der digitalen Welt einhergeht. Man scheint den ganzen Tag beschäftigt an allen Baustellen – E-Mails, Anrufe, Messenger gesellen sich hinzu. Am Ende des Tages fühlt man sich insgesamt nur noch permanent unterbrochen im eigentlichen Arbeitsauftrag. Die Kommunikation mit dem eigenen Vorgesetzten zur Problematik bleibt viel zu lange auf der Strecke, weil sie zum Erreichen der gesetzten Ziele eigentlich sekundär ist. Wir bewegen uns auf einen neuen Trend zu, bei welchem aber gerne, insbesondere in großen Konzernen, die Persönlichkeit auf der Strecke bleibt – und die persönlichen Bedürfnisse und Probleme ohnehin. Klären wir das dann künftig in Video-Chats? Uns wäre es zu wenig.
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